Формулирование целей проекта

В текущее время руководители многих компаний инициируют в орга­низациях проекты по моделированию процессов, преследующие разные цели. Эти цели можно поделить на две группы. Достижение целей первой группы должно, по воззрению управляющих, обеспечить решение определенных заморочек организации и повысить эффективность ее деятельности. От проекта описания бизнес-процессов в данном случае Формулирование целей проекта ждут реальных, фактически принципиальных ре­зультатов. 2-ая группа целей может быть охарактеризована как цели-лозунги. Никто в организации не ожидает какого-нибудь эффекта от проекта, он разрабатыва­ется для реализации политических целей, или служит обоснованием для рас­пределения денежных ресурсов.

В главе 3 мы разглядим методики работ, обеспечивающие достижение це­лей первой Формулирование целей проекта группы, т.е. практических результатов.

В первой группе целей следует выделить несколько направлений, по которым будет развиваться проект описания бизнес-процессов. На практике руководители сначала ставят задачку разобраться, как идет работа и где понижается эффективность (появляются денежные утраты). При всем этом подразумевается, что приобретенный набор моделей бизнес-процессов Формулирование целей проекта будет применен в дальней­шем для целей автоматизации. Не считая того, из моделей желают получить информа-


118____________ .__________________ В.В Репин. В.Г Елиферов. Процессный подход к управлению

цию о имеющейся системе документооборота и внести в нее нужные конфигурации и т.д. Можно выделить несколько соответствующих особенностей форму­лирования постановки задачки руководителями Формулирование целей проекта верхнего уровня на данном шаге:

• размытость формулировок и отсутствие определений (к примеру, процессов);

• отсутствие точных критериев заслуги целей проекта;

• отсутствие осознания того, как будет употребляться в предстоящем по­
лученный набор моделей бизнес-процессов.

Обозначенные особенности отражают тот факт, что руководители, в собственном боль­шинстве, не представляют значимости описания бизнес-процессов Формулирование целей проекта как 1-го из средств разработки системы процессного управления организацией. Но дело в том, что сами по для себя модели бизнес-процессов не являются инвентарем уп­равления. Но они могут служить основой для сотворения регламентирующей документации, анализа деятельности, принятия неких решений. Для эффек­тивной работы с описаниями Формулирование целей проекта процессов организации управляющий обязан иметь определенную систему. Подобная ситуация складывается, к примеру, с бюдже­тированием. Сами по для себя бюджеты подразделений, описывающие денежные потоки, издержки и т.д., не служат инвентарем упраааения в руках управляющего. Системой управления является в этом случае взаимосвязанная, всеохватывающая система бюджетирования и упраапенческого учета. В рамках данной системы Формулирование целей проекта ру­ководитель лицезреет, кто, когда и как планирует бюджеты, собирает информацию по их выполнению, воспринимает решения по отклонениям. Ворачиваясь к бизнес-процессам, необходимо подчеркнуть, что создание моделей — это только составная часть проекта по улучшению (изменению) системы управления организации, которая является инвентарем управления в руках управляющего.

Если рассматривать модели Формулирование целей проекта процессов в качестве неких начальных дан­ных для решения формально ограниченных задач (разработка системы доку­ментооборота, подготовка автоматизации и т.п.), то нельзя добиваться от этих моделей некий «чудесной» инфы для всеобщего улучшения деятельно­сти организации. С другой стороны, коль скоро организация приступила к описа­нию процессов, получаемые Формулирование целей проекта схемы должны содержать максимум полезной ин­формации для предстоящей работы. До того как приступать к описанию процес­сов, руководителям нужно кропотливо обмыслить требования к информа­ции, которые они должны содержать.

В главе 3 подвергнутся рассмотрению методики, созданные для описания биз­нес-процессов, имеющихся в организации. Внедрение моделей процес­сов для сотворения процессной Формулирование целей проекта системы управления будет рассмотрено в главе 4. Возможность использования моделей для целей автоматизации в данной книжке не рассматривается.

Итак, до работы над проектом описания бизнес-процессов руко­водство компании определяет цели проекта. К огорчению, эти цели являются размытыми. Что все-таки делать рабочей группе служащих организации (наружных


Глава Формулирование целей проекта 3 Описание и анализ бизнес-процессов________________________________ 119

консультантов), которым предстоит делать этот проект?! Непонимание це­лей управляющим организации может вызвать его нехорошую реакцию при по­лучении результатов и в конечном итоге грустно отразиться на участниках рабочей группы (расформирование, увольнение и т.д.). как показано на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Недопонимание целей проекта.

Для того Формулирование целей проекта чтоб избежать противоречий, целенаправлено провести детализа­цию целей управляющих с тем, чтоб привести структуру целей верхнего уров­ня к понятным, определенным и количественно измеримым целям нижнего уров­ня. После чего данная структура целей согласовывается с управлением, кото­рое подтверждает, что конкретно это оно и имело в виду

Но на практике Формулирование целей проекта не всегда удается привести цели управления организа­ции к формализованному виду. К примеру, управляющий ставит задачку «Опи­сать бизнес-процесс сбыта готовой продукции и предложить мероприятия по увеличению его эффективности». Что в данном случае делать рабочей группе? Можно пользоваться методикой определения целей проекта на базе спе­цификации заморочек Формулирование целей проекта, имеющихся в организации (подразделении, процессе). Некие способы структуризации целей подвергнутся рассмотрению ниже. Перед тем как перейти к ним, разглядим критичные причины фуррора проекта в части сотворения комплекта моделей бизнес-процессов. К их числу относятся:

• роль управления верхнего уровня;

• наличие точных, проработанных целей проекта;

• наличие утвержденной методологии ведения проекта, включая Формулирование целей проекта методоло­
гию сотворения моделей процессов;

• проф управляющий проекта;

• рабочая команда, соответственная поставленным задачкам;

• действенное внедрение инструментальных средств моделирования
бизнес-процессов;


120_________________________________ В.В Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

• освещение работ посреди служащих предприятия.

Необходимо подчеркнуть, что при описании бизнес-процессов можно и необходимо пользо­ваться существующими инструментами проектного упраатения |1|.

Роль управляющих верхнего Формулирование целей проекта и среднего уровня при внедрении процессного подхода к управлению является решающей.

Наличие опытнейшего управляющего проекта — также непременное условие. Та­койспец должен удовлетворять, по последней мере, последующим квалифи­кационным требованиям:

• опыт работы в организации (отрасли) более 3-х лет;

• познание методик и практический опыт проектного управления более
2-х лет;

• познание Формулирование целей проекта и осознание принципов процессного управления и способов ме­
неджмента свойства;

• познание и осознание методологий моделирования бизнес-процессов (зна­
ние нотаций);

• владение методологией ведения проекта по описанию процессов;

• познание инструментальных сред моделирования бизнес-процессов.
Дальше в главе 3 будут более тщательно рассмотрены обозначенные главные кри­
тические причины фуррора проекта моделирования бизнес-процессов Формулирование целей проекта.

3.1.2.Методика структуризации целей проекта

Методика структуризации целей проекта реорганизации бизнес-процессов состоит из шагов, представленных на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Методика структуризациицелей проекта.

На первом шаге управляющий определяет в случайной (лучше, конеч­но, в сколько-либо формализованной) форме цели проекта, сроки выполне­ния проекта и вероятный объем выделяемых на этот проект ресурсов. Руково Формулирование целей проекта­дитель проекта как представитель рабочей группы проводит совещание (либо серию совещаний) с управляющим организации для подготовительного форму­лирования целей. Результатом первого шага является список целей, опреде­ленных управляющим организации.


Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 121

На втором шаге управляющий проекта ставит задачку рабочей группе детали­зировать список Формулирование целей проекта целей, доведя его до второго-третьего уровня, при всем этом мож­но использовать табл. 3.1.

Таблица 3.1 Пример разработки целей

Цели, сформулированные управляющим Цели второгоуровня Цели третьего уровня Ценность, установленный управляющим
Цель 1 Цель 1.1 Цель 1.1.1 А
Цель 1.1.2 А
Цель 1.1.3 Б
Цель 1.2 Цель 1.2.1 С
Цель 1.2.2 Б
А
Цель 2 Цель 2.1 Цель 2.1.1 А
Цель 2.2 Цель 2.2.1 С
Цель 2.2.2 С Формулирование целей проекта

Основная задачка рабочей группы на этом шаге — достигнуть предельной кон­кретности целей. При декомпозиции следует стремиться подбирать цели, дос­тижение которых может быть выражено количественными показателями. При­мер наполнения таблицы целей представлен в табл. 3.2.

Таблица 3.2. Пример наполнения таблицы целей

Цели, сформулированные управляющим Цели второго уровня Цели третьего уровня Ценность Формулирование целей проекта, установленный управляющим
1. Улучшить бизнес-процесс сбыта готовой 1.1.Прирастить объем продаж в регионах 1.1.1.Улучшить процесс сбыта через консульства в регионах А
продукции 1.1.2. Улучшить процесс обмена информацией меж представительствами и основным кабинетом С
1.2. Уменьшить сроки погашения дебиторской задолженности 1.2.1. Верно распределить ответственность за погашения ДЗ А
1.2.2. Улучшить процесс подготовки и Формулирование целей проекта заключения договоров с клиентом Б
1.3. Уменьшить сроки обработки заказа клиента 1.3.1. Выявить и убрать «узкие» места процесса обработки заказа клиента А

122_________________________________ В.В Репин, В,Г, Елиферов Процессный подход к управлению

Разумеется, что детализированные цели, показанные в табл. 3.2, далеки от совершенства, но они значительно более информативны для рабочей группы. чем формулировка Формулирование целей проекта «Оптимизировать бизнес-процесс сбыта готовой продукции». На 3-ем шаге разработки целей проекта проводят согласование деталь­ной структуры целей с управляющим организации. Его задачка на этом шаге состоит в установлении ценностей по достижению детализированных целей. Может появиться ситуация, когда управляющий не удовлетворен предложен­ной структурой целей. В данном случае рабочая Формулирование целей проекта группа исправляет обозначенные ру­ководителем недочеты и представляет на рассмотрение вторую версию струк­туры целей и т.д. Если управляющего устраивает предложенная декомпозиция целей, то рабочая группа приступает к разработке Технического задания (ТЗ) на выполнение работ по проекту.

Разработка внутреннего ТЗ не является неотклонимым элементом проекта, од­нако его наличие значительно Формулирование целей проекта упрощает задачку по выполнению проекта. В про­цессе подготовки ТЗ как у рабочей группы, так и у управляющих появляется общее осознание целей проекта и его вероятных результатов, также парамет­ров, по которым измеряется степень заслуги целей. Общая структура ТЗ на описание бизнес-процессов организации приводится ниже.

1. Цели работы.

2. Состав Формулирование целей проекта шагов работ.

3. Требования к моделям бизнес-процессов и аспектам их анализа.

4. Требования к отчетной инфы по шагам.

5. Требования к оперативной отчетности по проекту.

Структура ТЗ на описание бизнес-процессов находится в зависимости от используемого инст­рументального средства моделирования.

ТЗ рассматривается и утверждается управлением организации. Утвержден­ное ТЗ Формулирование целей проекта является неотклонимым к выполнению рабочей группой. По ходу выпол­нения проекта могут появляться разные ситуации, приводящие к изменению осознания целей и задач проекта, также степени их достижимости. Потому может быть корректирование ТЗ в процессе работы, но такое, которое не изменит кардинально задачки, поставленные перед рабочей группой.


formiruyushij-eksperiment-kak-odin-iz-osnovnih-metodov-psihologo-pedagogicheskih-issledovanij.html
forml-i-novogo-okna-inspektora-obektov-new-form-integrirovannaya-sreda-programmirovaniya.html
formoj-organizacii-obucheniya-obrazovatelnaya-programma-municipalnogo-byudzhetnogo-obsheobrazovatelnogo-uchrezhdeniya.html